De acuerdo con la ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales, la empresa solamente puede entregar información laboral y personal al propio trabajador, pues dársela a alguien más sería una violación del derecho al Habeas Data que le puede implicar a la empresa sanciones económicas por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Primero que todo, deben revisar si en su política de datos personales el trabajador alguna vez firmó una autorización para entregar sus datos a la cónyuge. De ser así, pueden proceder a darle la certificación.
Caso en contrario, sugerimos decirle a la cónyuge que traiga una autorización escrita del trabajador en la que conste que él consiente la entrega de esta información. Pueden recomendarle utilizar el siguiente formato:
Yo, ______________________, titular de la información sobre mí contenida en las bases de datos de ———————, autorizo previa, libre y expresamente a esta entidad para que proporcione los datos relacionados con mi contrato de trabajo y situación laboral a la señora ______________, con el fin de ser utilizados en ————————-.
Atentamente,
NOMBRE DEL TRABAJADOR
Luego de recibir este consentimiento ya firmado, podrán proceder a darle esa información a la señora. Adicionalmente ustedes tienen que guardar la prueba de la autorización para evitar cualquier problema futuro con la Superintendencia de Industria y Comercio.
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