En cuanto a los formatos de entrega de dotación:
No existe norma que imponga de manera específica a las empresas un tiempo determinado para conservación de formatos de entrega de dotación de trabajadores o de ex trabajadores.
La entidad encargada de reglamentar este tema es el Archivo General de la Nación según el artículo 25 de la Ley 594 del 2000, quien hasta el momento no se existe algún pronunciado sobre este plazo, veamos:
ARTICULO 25. DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES, NOTARIALES Y OTROS. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.
Nosotros consideramos que como se trata de documentación que sirve para fundamentar el cumplimiento de las obligaciones laborales de la empresa como empleadora, lo mejor será conservar estos documentos por lo menos durante por lo menos 10 años.
Esto por cuanto la experiencia nos ha enseñado la existencia de procesos que se instauran 25 o 30 años después del trabajador haberse retirado y los jueces insisten en que sea el empleador quienes deben acreditar los hechos mediante pruebas documentales.
En cuanto a los formatos de entrega de elementos de protección personal:
Estos formatos deben conservarse por un periodo mínimo de 20 años a partir del momento de la terminación de la relación laboral con el trabajador, así lo determina el artículo 13 del Decreto 1443 de 2014 que establece:
“Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un periodo mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa:
5. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal. (La negrita es nuestra).
No obstante lo anterior, nosotros consideramos que lo mejor será no deshacerse de dicha documentación nunca, pues existe la posibilidad que en caso que algún trabajador demande a la empresa con ocasión al desarrollo de una enfermedad laboral o como consecuencia de un accidente de trabajo sucedido, dicha documentación servirá como prueba para sustentar el cumplimiento por parte de la empresa de la obligación de entrega de EPP. Esta oficina ha atendido demandas por casos que han sucedido más de 20 años y esta documentación se hace indispensable para la defensa de los intereses de la empresa.
Consultas 