Esta comunicación que les envía Colpensiones obedece a un procedimiento interno que está realizando la entidad para depurar los aportes pensionales y las posibles deudas que se puedan tener como empresa.
Frente a este proceso ustedes deben tener en cuenta 2 conceptos importantes:
- Deuda Real: Período de aportes no efectuado por parte del empleador durante los tiempos establecidos para realizarlos.
- Deuda Presunta: Deuda registrada por omisión del empleador en lo referente a Novedades (retiros, cambios de salario, actualizaciones).
Nosotros presumimos que muchos de los aportes cobrados pueden deberse a una deuda presunta por el no reporte oportuno de novedades, por ese motivo, ustedes deben realizar el proceso de depuración a través del ingreso en el portal del aportante, al cual pueden acceder en este link:
http://pwa.colpensionestransaccional.gov.co/
Deben tener presente que para acceder al portal, se les exige la compra de un certificado digital, para realizar las respectivas correcciones y realizar la depuración de la deuda.
Hay tres entidades certificadoras con las cuales se puede adquirir un certificado digital, los cuales varían de acuerdo a las necesidades de la empresa y el tiempo de expedición que puede ser entre $93.000 (vigencia seis meses) a $135.000 (vigencia un año). Para el caso de Certicamara los precios van hasta $ 180.000.
Una vez hayan comprado el certificado digital e ingresen al portal pueden empezar a hacer las correcciones, para ello, en el portal del aportante a través del módulo de correcciones, se despliegan dos formatos así:
- Retiros Retroactivos: En el cual el aportante puede reportar novedades de retiro no reportadas en su oportunidad.
- Formato de correcciones, En este podrá realizar correcciones a la información de los pagos:
- Tipo y número de documento del aportante.
- -Razón Social.
- -Ciclo de pago.
- -Correlacionar planillas de corrección.
- -Tipo y número de documento del cotizante.
- -Nombre del cotizante. Asimismo, podrá realizar el cargue de medios magnéticos (pagos sin detalle de trabajadores).
De acuerdo con la información reportada por Colpensiones, estos cambios se observan en el portal después del 4 día hábil siguiente de haber realizado la corrección.
Ahora, deben tener en cuenta que los periodos anteriores a 1994, no se pueden corregir a través del portal, para lo cual deberán comunicarse conCOLPENSIONES telefónicamente para que les indiquen los trámites a seguir para este tema.
Les recomendamos que aprovechen este momento para reportar las novedades correspondientes y disminuir el valor de la deuda.
En muchas ocasiones donde no aplica la realización del reporte de novedades ustedes deben acreditarle a la entidad la realización de los pagos de los aportes a pensiones con las constancias de consignación en los bancos de esos periodos, esperamos que aún las tengan custodiadas toda vez que los aportes al Sistema General de pensiones no prescriben.
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