No existe norma que imponga de manera específica a las empresas un tiempo determinado para conservación de historiales laborales de ex trabajadores.
La entidad encargada de reglamentar este tema es el Archivo General de la Nación según el artículo 25 de la Ley 594 del 2000, quien hasta el momento no se existe algún pronunciado sobre este plazo, veamos:
ARTICULO 25. DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES, NOTARIALES Y OTROS. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.
Sin embargo la Ley 962 del 2005 establece en su artículo 25 el periodo de 10 años para conservación de información por parte del comerciante, que bien podría aplicarse a este tema, veamos:
ARTÍCULO 28. RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.
Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.
Si embargo consideramos que lo mejor será siempre ampliar este plazo por cuanto debemos recordar que algunas obligaciones laborales no prescriben como por ejemplo las cotizaciones a Seguridad Social, y si llegase a haber algún requerimiento de las entidades correspondientes sobre esa información, necesariamente ustedes tendrán que remitirse a dicha información para defenderse.
La experiencia nos ha enseñado la existencia de procesos que se instauran 25 o 30 años después del trabajador haberse retirado y los jueces insisten en que sea el empleador quienes deben acreditar los hechos mediante pruebas documentales.
Se debe guardar lo de quienes fueron trabajadores en especial los temas de la Seguridad Social que nunca prescriben porque todo lo demás prescribe en 3 y/o 4 años.
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